Certificação e armazenamento de documentos compatíveis com GOBD

Com certificação e aprovação para os dois mais altos padrões de digitalização do mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) e DSGVO (EU-GDPR), deve estar do lado seguro com o PaperOffice.

Destaques

100% GOBD através da revisão Segurança

Pela segurança da revisão na documentação do processo, ela é rastreável e verificável a qualquer momento, protegida contra manipulação e extravio, de forma a atender as exigências de testes e revisões e manter sua validade no longo prazo.

100% GDPR como sem armazenamento em nuvem

Armazenar os dados localmente sem armazenamento em nuvem simplifica a documentação do processo, oferece mais controle sobre o acesso às informações e permite acesso mais fácil a versões mais antigas, além de compartilhamento seguro de documentação e informações ao colaborar com outros membros da equipe.

100% controle de acesso

Graças ao controle de acesso PaperOffice DMS, é garantido que somente aqueles que estão autorizados a usar o sistema de gerenciamento de documentos podem acessar os dados aos quais sua autorização de acesso é restrita. Além disso, garante-se que os dados pessoais não podem ser lidos, copiados, alterados ou removidos sem autorização durante o processamento, uso e armazenamento.

O que diz a documentação processual?

Que tudo está a funcionar de acordo com o plano

Com a ajuda da documentação processual, as empresas podem provar que a sua contabilidade suportada por TI e o armazenamento de dados e documentos estão em conformidade com os princípios de regularidade definidos no GOBD.

Que pode fornecer qualquer documento mediante solicitação

O objetivo é tornar os documentos contábeis e arquiváveis na empresa, compreensíveis e verificáveis dentro de um tempo razoável para um especialista, por exemplo, no decorrer de uma auditoria.

Para esse fim, descreve em detalhes como os vouchers e documentos são registados, recebidos, digitalizados, processados, emitidos e armazenados. O usuário tributável da solução de TI utilizado, ou o próprio empreendedor, é responsável pela criação de documentação processual.

O que a documentação processual deve levar em consideração?

A documentação processual claramente estruturada deve estar disponível para todo sistema de TI. O conteúdo, a estrutura e os resultados do processo de TI devem ser completamente e convincentemente óbvios.
Para verificar a rastreabilidade, é necessária uma documentação processual abrangente e atualizada para que documente todas as mudanças tecnológicas em termos de conteúdo e tempo sem lacunas.

A documentação processual também deve mostrar como é que os documentos eletrónicos são capturados, processados, emitidos e armazenados.
Uma descrição do procedimento de backup de dados, que é integrado no PaperOffice em caso do aplicativo local de banco de dados, também ser uma parte importante de uma documentação de procedimentos.

Uma documentação de procedimentos descreve o processo organizacional e técnico pretendido. Da origem da informação à indexação, processamento e armazenamento, bem como recuperação inequívoca.

Não mudança (GOBD Capítulo 3.2.5)

O GOBD exige que o procedimento de processamento de dados utilizado deva ser projetado de forma que todas as informações que entraram no procedimento de processamento não sejam mais suprimidas ou substituídas, excluídas, alteradas ou falsificadas sem ser identificado (GOBD Capítulo 3.1; 58-60) .

Perguntas frequentes

Quem ajuda na documentação do processo?

Se tem absoluta confiança nos seus próprios processos, provavelmente poderá sobreviver sem um consultor tributário. No entanto, recomendamos obter ajuda de um consultor tributário com antecedência ou pelo menos uma vez durante a criação da documentação do processo. Pela nossa própria experiência, é sempre aconselhável e útil falar abertamente com o corpo de auditoria, porque, apesar de todas as especificações e padrões, é o auditor que decide.

Quem aprova a documentação do processo?

Cuidado com o meio conhecimento de marketing: certificados de qualquer tipo e de qualquer emissor não são aceites pelas autoridades fiscais! Em caso de necessidade, a única coisa que conta é a apresentação da documentação processual de acordo com o GOBD é se tudo realmente se encaixa e é decidido pelo órgão de auditoria, por exemplo os seus auditores fiscais ou escritório de impostos.

Porque é que apenas o PaperOffice não é suficiente?

Explicado de maneira breve e sucinta: Se, por exemplo, arquivou uma fatura no PaperfOffice de uma maneira legalmente segura e à prova de auditoria, a fatura pode, no entanto, ter sido manipulada ou alterada antes de ser digitalizada. Pode estar a guardar à prova de auditoria, mas o processo geral em si não é à prova de auditoria e, portanto, não cumpre o GOBD.

Posso deitar fora documentos originais?

Documentos com relevância legal, por exemplo, contratos, ainda devem ser mantidos no original. Para colocá-lo em poucas palavras: o escritório de impostos aceita documentos eletrónicos, mas o tribunal aceita apenas originais no caso de uma disputa. Isso deve-se ao facto de que uma assinatura só pode ser verificada quanto à autenticidade nos documentos originais. Recomendamos nunca deitar fora originais.

Por que posso excluir documentos do PaperOffice?

Novamente, existe a documentação do processo. Porque é tecnicamente impossível excluir completamente, desde que os dados sejam armazenados consigo. No final, pode excluir o registo diretamente do banco de dados. Ou remover o disco rígido. Ou descartar o servidor. Ou explodir o prédio.

Como encontro recomendações técnicas do DMS?

O Bitkom desenvolveu uma lista de verificação GOBD sobre sistemas de gestão de documentos de acordo com a mais recente versão GOBD de 28/11/2019, que pode encontrar aqui

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

"Na indústria, o tema da digitalização está se tornando cada vez mais perceptível. Isso se aplica, por exemplo, às nossas fichas técnicas, dados do cliente, cálculos ou nossos planos, desenhos e configurações. Após a introdução do PaperOffice DMS, o esforço manual pode ser reduzido. Somos agora pioneiros na digitalização em empresas de produção, Indústria 4.0."

Sr. Antonio Jesús Sánchez
Diretor Administrativo e Engenheiro de Produto e Processo da Butterfly Engineers S.L.

Certificação e armazenamento de documentos compatíveis com GOBD

Com certificação e aprovação para os dois mais altos padrões de digitalização do mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) e DSGVO (EU-GDPR), deve estar do lado seguro com o PaperOffice.

Destaques

100% GOBD através da revisão Segurança

100% GDPR como sem armazenamento em nuvem

100% controle de acesso

Arquivo de documentos explicado legalmente

Iremos orientá-lo pela selva legal, descobrindo o conhecimento de marketing e explicando por que o PaperOffice é a sua base de documentos perfeita para todos os requisitos legais.

Documentação processual

O que precisa: documentação processual de acordo com o GoBD

Obrigação de fornecer evidências

O que diz a documentação processual?

Documentação do processo

O que a documentação processual deve levar em consideração?

no lado seguro

A solução: PaperOffice de papel compatível com GOBD para armazenamento de documentos

Requerimento1/6

Princípios da verdade, clareza e registos contínuos com os sujeitos individuais (GOBD Capítulo 3.2)

Requerimento2/6

Princípios da verdade, clareza e registros contínuos com os sujeitos individuais (GOBD Capítulo 3.2)

Requerimento3/6

Completude (GOBD Capítulo 3.2.1)

Requerimento4/6

Correção (GOBD Capítulo 3.2.2)

Requerimento5/6

Ordem (GOBD Capítulo 3.2.4)

Requerimento6/6

Não mudança (GOBD Capítulo 3.2.5)

PaperOffice Academy

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Estudo de caso

Mudança digital no desenvolvimento de produtos - gestão de documentos bem-sucedida